Блог

Инструмент для замены заявки на подбор: как учесть требования к должности и повысить качество рекрутмента

Требования к должности в подборе и алгоритм подготовки ТЗ для рекрутера

Из статьи узнаете, как эффективно заменить заявку на подбор персонала на другой инструмент в работе рекрутеров. Читайте материал до конца и узнаете, почему заявки на подбор сейчас не рабочий инструмент, а также на что их заменить, чтобы требования к кандидату на должность были максимально понятны специалистам по подбору. А руководитель после оценки компетенций кандидатов получили сотрудника, который максимально соответствует ожиданиям.

Почему заявки на подбор — неработающий инструмент, который пора заменит

Когда требуется новый человек, руководитель подразделения редко может сформулировать четкие требования к кандидату. Вместо этого внутренний заказчик видит некий образ будущего работника. Например, представляет, что ему нужен 30-летний овен-аналитик данных, который умеет писать отчеты и способен разобраться в данных из таблиц в excel.
Заказчик может передать образ кандидата в работу рекрутеру, но результаты поиска не обрадуют. Ведь по сути, рекрутер так и не знает, кого именно ему нужно искать. Образ не содержит конкретики в виде должностных обязанностей, требований к кандидату на должность и другой информации.
Начинающие специалисты по подбору в лучшем случае возьмут информацию из должностной инструкции, в худшем — просто придумают требования, чтобы хоть как-то составить объявление о вакансии. Но ведь важно не просто найти человека с набором компетенций, а в резюме кандидатов не всегда будет 100% правда. Потому следующий шаг до того как кандидат попадет в команду — оценка профессиональных компетенций. И заявка на подбор скорее запутает рекрутера, чем поможет ему составить программу для этой оценки.
Специалисты с опытом действуют более эффективно. Если им не хватает информации, они связываются с заказчиком, чтобы выяснить детали. Но и это не выход, потому что заказчику приходится отвлекаться от непосредственных задач, выделять время, которого часто нет. Да и на специалиста по подбору ложится дополнительная работа. Все это увеличивает время закрытия вакансии и портит другие метрики, например, скорость обработки заявки — время, которое рекрутер тратит с момента ее получения до публикации объявления.
Чтобы решить проблему и ускорить процесс, HR-департаменты разрабатывают форму заявки на подбор персонала. Ее главная задача — помочь внутреннему заказчику конкретизировать образ кандидата, то есть четко указать его будущие должностные обязанности, требования к самому человеку и реализованным проектам, а рекрутеру быстро понять, кто именно нужен и начать поиск.
Унифицированной формы заявки на подбор персонала нет, потому в HR-департаментах разрабатывают ее сами. Можно попросить форму заявки у юриста, он выгрузит документ из правовой системы или отдаст шаблон из приложения к договору, если ваша компания оказывает услуги по подбору персонала. В таком случае заявка на подбор сотрудника становится обязательным приложением к договору (определение Верховного Суда РФ от 17.10.2018 № 302-ЭС18-15841 по делу № А10-5115/2017). Можно убрать из образца заявки лишние графы и взять документ в работу.
Но на практике у заявки на подбор есть недостатки, которые тормозят процесс подбора и снижают его качество.

Заявка на подбор не позволяет сформировать четкие должностные обязанности

Часто из заявки не понятно, какие должностные обязанности указал заказчик. Кроме того, заказчик и рекрутер могут понимать функции и задачи к должности каждый по своему. Тоже самое касается и глубины описания — у сторон подбора нет единого уровня декомпозиции. Например, заказчик может указать в заявке все 33 обязанности будущего работника, среди которых только 6 основные. В итоге получается, что рекрутер не только не может понятно описать в объявлении, чем будет заниматься человек, но и выделить среди них 3-5 основных задач.
Например:

Указал заказчик: ведение кадрового делопроизводства в компании

Понял рекрутер: оформление кадровых документов

Имелось ввиду на самом деле:

● Оформление приказов на изменения штатного расписания;

● Актуализация ЛНА компании под изменения в законах, нормативных актах;

● Оформление кадровых мероприятий (прием, перевод, изменение условий ТД и т.д.);

● Оформление отсутствий (отпуска, доп. выходные дни, командировки);

● Оформление увольнений работников;

● Оформление сверхурочной работы, работы в выходной день;

● Оформление дисциплинарных взысканий;

● Оформление поощрений работников;

● Сдача отчётности в СФР, Росстат.

Заявка формирует противоречивые требования к компетенциям кандидата

Обычно в форму заявки на подбор включают раздел про компетенции кандидата: управленческие, профессиональные, личностные. Но заказчики его не заполняют или заполняют, но кто как может. Происходит это в большинстве случаев из-за того, что попросту не знают о том, какие компетенции им нужны и как их сформулировать, а в компании нет модели компетенций, которая могла бы в этом помочь.
Получается, что когда специалист по подбору смотрит в заявку, он либо вообще не видит в ней никаких требований к компетенциям, либо, наоборот, видит сразу все и вперемешку. А иногда заказчики добавляют даже требования к росту, цвету волос, знаку зодиаку кандидата. Такие требования — дискриминационные. Он запрещены (ст. 3 ТК).

Заявка на подбор вводит в заблуждение о требованиях к должности

Заявка обычно не требует от заказчиков, чтобы они указывали какую-либо специфическую информацию о должности. Поэтому, когда рекрутер получает заявку на подбор, то видит в ней стандартный набор требований, например, из должностной инструкции или профстандарта. На основе их он и ищет кандидатов. Но после 3-5 собеседований заказчика с нерелевантными кандидатами оказывается, что есть специфика, то есть по сути другие требования.

Заявка не информирует о компенсационном пакете

В заявках на подбор предусматривают поле для информации о вознаграждении. Обычно в нем указывают только оклад и премии, но без конкретики. Например, в заявках почти не встречается указание точного диапазона оклада по грейду и льгот, которые увеличивают компенсационный пакет работника. Из-за этого рекрутер не понимает, какую зарплату ему называть кандидату.
Некоторые заявки не учитывают даже информацию о количестве отпускных дней. Хотя в некоторых случаях это может стать конкурентным преимуществом компании, например, когда руководство выделяет дополнительные дни отпуска и стандартный ежегодный отпуск в 28 дней увеличивается, скажем, до 35.

Какой инструмент использовать вместо заявок на подбор и как выстроить работу

Таблица 1. Что оценивать у кандидатов в зависимости от уровня должности
Профкомпетенции Личные компетенции Управленческие компетенции Реализованные проекты
ТОП (руководитель подразделения, CEO-1) + + + +
Руководитель направления (начальник подразделения, специалист +1 ) + + + +
Специалист + +
Рабочая специальность +
Уровень описания деятельности необходимо понимать, чтобы сформировать вопросы. Для этого мы выделили четыре таких уровня: процесс, функции, действия и требования к квалификации (см. таблицу 2).
Процесс: Устойчивая и целенаправленная совокупность взаимосвязанных функций, представляющая ценность для потребителя (внутреннего или внешнего).
Например: Управление кадровым делопроизводством.
Функция: набор действий, которые выполняет все подразделение в рамках одного процесса.
Например: Оформление кадровых операций.
Действие: набор операций, создающий ценность (важность, значимость, добавленную стоимость).
Например: Анализирует пакет документов кандидата и сопоставляет с требованиями должностной инструкции.
Требования к квалификации: наличие официального документа подтверждающий уровень квалификации (права, сертификаты, дипломы, лицензии).
Например: если ищите топа, то вопросы должны касаться процессов, если руководителя направления — функций, специалиста — действий. Для кандидатов на рабочие специальности составляйте вопросы, которыми можно проверить их квалификацию, а также сформируйте требование о наличии у них аттестатов, дипломов, сертификатов. На примере 1 наглядно показали, как должны выглядеть вопросы.
Таблица 2. Какие существуют уровни описания деятельности
Процесс Функции Действия Требования к квалификации
ТОП +
Руководитель направления +
Специалист +
Рабочая специальность +
Пример 1. Вопросы, чтобы определить уровень профессиональных компетенций работника всех должностных уровней
Чтобы составить вопросы, в качестве примера рассмотрим функцию «Управление кадровым делопроизводством». В таблице указаны разные уровни описания деятельности.
Процесс Функция № Действие

Кадровое администрирование



Кадровое делопроизводство



15

Оформление приказов на изменение штатного расписания


16

Оформление кадровых операций (прием, перевод, изменение условий ТД)


17

Оформление уведомлений в гос. органы о приеме и увольнении сотрудников


18

Оформление отсутствий (отпуска, доп. выходные дни, командировки)


19

Оформление увольнений работников по собственной инициативе\инициативе работодателя


20

Оформление сверхурочной работы, работы в выходной день


21

Оформление дисциплинарных взысканий


22

Оформление поощрений работников


24

Оформление пакета документов для награждений работников внутренними, государственными ведомственными наградами


25

Организация мероприятий по награждению работников в торжественной обстановке


26

Предоставление справок по запросу работников

Пенсионный учет

Учет и хранение кадровой документации

Социальное обеспечение


Отчетность в госорганы


Воинский учет


Учет рабочего времени

На основе информации из таблицы вопросы будут выглядеть так:

Для топ-менеджера (уровень «топ»)

Для руководителя отдела кадрового делопроизводства (уровень «руководитель направления»)

Для специалиста отдела кадров (уровень 

«специалист»)

  • Какие виды сокращений персонала вы знаете?

  • Какие особенности необходимо учитывать при переводе персонала с должности на должность с учетом сохранение имеющегося компенсационного пакета?

  • Какие документы подписываются простой электронной подписью, а какие документы не обходимо подписывать квалифицированной электронной подписью?

  • В каких случаях применяется простой, а в каком неполное рабочее время на производстве?

  • Какие особенности необходимо учитывать при бронировании персонала?

  • Какой способ учета личных дел работников вы используете, объясните почему?

  • Расскажите о видах дисциплинарных взысканий и последствия для работника по итогам вынесения взыскания.

  • Расскажите про основные принципы оформления штатного расписания, возможно ли такое, что на одной должности у двух разных работников будет разный оклад?

  • Опишите основные разделы, которые описываются в ПВТР / ПОТ/ Положение о служеюных расследованиях.

  • Какие отметки в табеле рабочего времени проставляются и что они означают?

  • Обязательно ли оформлять приказ о приеме на работу?

  • Как работнику получить пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и одновременно полную зарплату?

  • Опишите основные документы кандидата, которые необходимо запросить у кандидата при приеме?

  • Расскажите про правила оформления приема на работу / увольнения с работы.

  • Расскажите про правила оформления местных командировок?

  • Расскажите про правила оформления отпуска. 
Когда будете формировать вопросы, чтобы оценить кандидата на соответствие требованиям из технического задания, разбивайте их на блоки. Это поможет разработать систему оценки компетенций персонала.
Можно делать вопросы на проверку кандидата каждому требованию на 3-4 блока, в каждом из которых по 2-5 вопросов. Например, для оценки управленческих компетенций кандидата на должность Директора по производству, можно разделить вопросы на такие блоки: формирование команды, мотивация команды и развитие команды.
Больше примеров вопросов смотрите в отдельных материалах:
Вопросы про опыт работы на такие: проект Формирование отдела продаж с нуля, проект по внедрению CRM, проект по внедрению дашбордов на основании BI систем, проект по автоматизации процессов бюджетирования затрат на персонал. Подробнее смотрите в таблице 3.
Таблица 3. Пример, как делить вопросы на блоки

Управленческие компетенции

Формирование команды

  • Расскажите про принципы формирования команды, на что стоит обращать и уделять внимание в первую очередь?

  • У вас стоит задача набрать штат 50 человек, расскажите про основные этапы формирования данной команды, на что необходимо сделать акценты?

Мотивация команды

  • Какими инструменты мотивации работников вы знаете, какими пользовались, приведите примеры?

  • Опишите оптимальный набор инструментов мотивации в порядке приоритетов?

  • Что нужно пестовать в подчиненных руководителях для того, чтобы мотивация всей компании повышалась?

  • Опишите сбалансированный метод мотивации с помощью повышения уровня должности и/или зарплаты?

Обучение команды

  • Как вы считаете, какую роль должен выполнять руководитель при внедрения новых знаний и инструментов в компании?

  • Должен ли обязательно руководитель быть ментором для своих подчиненных? Обоснуйте свою точку зрения.

  • Расскажите про идеальную систему обучения и развитии в компании.

  • Есть ли у вас опыт менторства или обучения людей, расскажите про него.

Личностные компетенции

Анализ проблем

  • Когда в последний раз Вы столкнулись с неожиданной проблемой? В чем именно была проблема? Чем это было вызвано? Что Вы сделали для ее решения? 

  • Какие шаги Вы предпринимаете при анализе проблемы? Могли бы Вы описать этот процесс, используя последнюю возникшую проблему в качестве примера?

  • Ваш анализ проблемы когда-либо оказывался совершенно другим, нежели ожидалось? Не могли бы Вы привести пример? Где Вы ошиблись? Как этого можно избежать в следующий раз? 

  • Какие именно проблемы сложны для Вас? Не могли бы Вы привести пример?

  • Иногда бывает трудно предсказать ход процесса. Не могли бы Вы привести пример того, как это происходило с Вами?

Ведение переговоров

  • Опишите ситуацию, в которой переговоры прошли не так, как Вы ожидали. Что произошло? Каков был результат? 

  • Опишите ситуацию, в которой переговоры прошли именно так, как Вы планировали. Что произошло? Что Вы сделали? Почему все шло по плану?

  • Могли бы Вы привести пример ситуации, в которой Вы оценили мотивы, желания или чувства другой стороны неправильно?

  • Не могли бы Вы привести пример переговоров, на которых Вы ощущали себя под давлением? Какие последствия это имело для исхода переговоров?

  • Не могли бы Вы привести пример риска, который Вы взяли на себя в переговорах, и это закончилось плохо?

Внимание к деталям

  • Как вы проверяете Вашу работу и работу других людей на наличие ошибок? Когда в последний раз Вы делали это? Как Вы это делали? 

  • Не могли бы Вы привести пример рабочей ситуации, в которой Вы должны были обрабатывать большой объем данных?

  • Вы когда-нибудь выполняли задачу, в которой точность имела первостепенное значение? 

  • Что Вы делаете, чтобы избежать ошибок в Вашей работе? 

  • Когда последний раз Ваша работа была сделана безупречно?

Опыт работы

Проект Формирование отдела продаж с нуля

  • Какую роль вы выполняли при формировании отдела продаж с нуля? 

  • Какие функции и в каком объеме выполнял ваш отдел продаж? 

  • Какие правила вы для себя сформировали для того чтобы сформировать отдел продаж с 0?

Проект по внедрению CRM

  • Какую роль вы выполняли при внедрении CRM системы? 

  • Какие модули или направления вы внедрили? 

  • Какой срок заняло внедрение CRM системы?

Проект по внедрению дашбордов на основании BI системы

  • Формировали ли вы дашборды для руководства? 

  • Какие показатели необходимо демонстрировать руководству с периодичностью раз в год/ квартал/ месяц/неделя/день/смена? 

  • Знакомы ли вы с принципами и возможностями работы BI систем?

  • Может ли BI построить динамику показателя на основании данных среза за неделю или необходимо готовить эти данные самостоятельно и тогда BI их продемонстрирует?

Проект по автоматизации процессов бюджетирования затрат на персонал

  • Какие факторы необходимо учитывать при формировании бюджета затрат на персонал? 

  • Какие основные сложности при автоматизации процесса формировании бюджета затрат на персонал? Укажите узкие места, проблематику и ваш опыт решения данных проблем. 

  • Укажите основные этапы и сроки данного проекта, а также объем ресурсов необходимых вам для его реализации.

Оцените, насколько кандидат соответствует всем требованиям из технического задания

Для оценки можно использовать простую шкалу: 1 — кандидат соответствует требованиям всего на 33%, 2 — соответствует на 67%, 3 — соответствует на 100%.
Чтобы оценка была наглядной, соберите таблицу в excel, как показал на рисунке 1. Сделайте общий столбец, в котором укажете требования из технического задания. Также создайте столбцы, которые по количеству соответствуют числу кандидатов. Каждый такой столбец разделите еще на 4 столбца: оценка рекрутера, %, оценка заказчика, %.
Дальше ваша задача в столбце “Оценка рекрутера” поставить оценки кандидату. Как закончите, передайте отчет заказчику, чтобы он поставил свои оценки в столбце “Оценка Заказчика”. Дальше расскажу, как настроить таблицу, что все данные в ней считались автоматически.
Картинка 1. Пример отчета с оценкой кандидатов
Столбцы «Оценка рекрутера» и «Оценка заказчика». Чтобы сумма баллов считалась автоматически: =SUM (столбец). Вместо «столбец» необходимо указать диапазон ячеек, которые нужно суммировать. Например, если нужно найти сумму значений в столбце A от ячейки A1 до A10, формула будет выглядеть так: =SUM (A1;A10).
Столбец %. Чтобы баллы из столбцов «Оценка рекрутера» и «Оценка Заказчика» автоматически пересчитывались в проценты, действуйте так. Установите курсор в первой ячейке столбца % и впишите формулу: СУММ=(столбец)/3. Так вы по факту выполните действие: оценка/3. Получится значение 1,00. К этой ячейке примените процентный формат — знак % во вкладке «Главная» меню сверху. В итоге получите значение 100%. Дальше, чтобы проценты посчитались автоматически для всех оценок, нужно протянуть формулу в столбце % вниз.
Следующий шаг — посчитать среднее гармоническое. Для этого в свободной ячейке поставьте формулу: =СРГАРМ(столбец). Например, если нужно найти сумму значений в столбце A от ячейки A1 до A10, формула будет выглядеть так: =СРГАРМ(A1;A10).
Для расчета остальных значений действуйте по аналогии.
2024-02-02 12:00