В статье — инструкция как ускорить работу отдела обучения и сэкономить бюджет. Всего четыре этапа для разработки единой системы учета и планирования обучения сотрудников помогут не только в обучении и развитии сотрудников, но даже в сдаче отчётности и прохождении проверок госорганов без штрафов от инспекторов.
Когда руководителю отдела обучения необходимо инициировать разработку единой системы учета и планирования обучения: практический кейс
Единая система учета и планирования обучения пригодится в любой компании, даже если обучение сотрудники проходят не регулярно, так как это не требуется для выполнения их задач, или обучается только малая часть персонала. Например, в профиле должности руководителя любого отдела указали, что специалист обязан обучаться минимум раз в три года, чтобы повышать квалификацию.
Но есть ситуации, в которых работодатель теряет деньги, а сотрудники вынуждены простаивать. Так происходит из-за того, что сотрудники прошли обучение позже чем нужно или не прошли его вовсе.
Представьте, вы руководитель отдела персонала в компании, где задачи обучения персонала направляют именно вам. Единой системы учета и планирования обязательного обучения в компании нет. При этом в штате около 20 000 сотрудников, каждый из которых должен проходить обязательное обучение. Причем количество программ обучения не статично, их может быть 2 или 15 и все разные. Объемы обучения в таком случае за один год превышают 50 000 человеко-программ.
Типичное решение в такой ситуации: в силу загрузки отдела, распределить учет программ обучения и их прохождения между сотрудниками HR-отдела, чтобы каждый учитывал только свое направление обучения и делал это в разных Excel-файлах. Такого рода учет приводит к следующим проблемам.
Просрочка сертификатов
Самой серьезной проблемой будут просрочки сертификатов и, как следствие, невозможность допустить сотрудников к выполнению рабочих обязанностей, что напрямую влияет на результаты бизнеса. Сотрудники получают зарплату, но при этом не могут работать и ждут, когда им организуют обучение.
Работники отдела кадров в таких случаях вынуждены оформлять простой сотрудникам, если это происходит часто, то ведёт к переработкам, а это снова траты бюджета, которых можно было бы избежать.
Некорректное планирование обучения
Приводит к нерациональному использованию бюджетных средств. Например, обучение одного и того же сотрудника по одной и той же программе в течение года, хотя сертификаты по таким программам действительны 3 года. Конечно, рисков для компании подобные случаи не создают, но средства бюджета на обучение расходуются нерационально.
Хаос в отчетности
Из-за того, что учет ведут разные сотрудники в разных файлах, на формирование отчетов уходит огромное количество времени. К тому же, часто допускают ошибки. В итоге, свести один отчет, чтобы предоставить его руководителю отдела обучения и развития или другому топу, невозможно.
Избежать таких сложностей поможет единая система учета и планирования обязательного обучения. Дальше в статье разбор каждого этапа разработки системы с указанием сроков, которые понадобятся чтобы завершить процедуру.
Как создать единую систему учета и планирования обязательного обучения
Создать единую систему учета и планирования обязательного обучения можно за четыре этапа. Дальше расскажем про каждый из них.
Этап 1. Разработка профилей должности
На первом этапе создаются типовые и индивидуальные профили должности.
Типовой профиль должности
В типовой профиль должности, на основании перечня необходимых знаний и навыков для конкретной должности, включите соответствующие программы обучения, без которых не обойтись или они нужны с учетом специфики организации.
Например, всех членов единой комиссии по проверке знания требований охраны труда сотрудников нужно обучить в учебном центре по программам обучения:
- требованиям охраны труда А, Б, В (п. 44, подп. е п. 53, п. 74, п. 75 Порядка обучения № 2464, утв. Постановлением Правительства от 24. 12. 2021 № 2464, далее — Порядок обучения);
- по оказанию первой помощи пострадавшим (п. 77 Порядка обучения № 2464;
- по применению СИЗ (п. 77 Порядка обучения № 2464).
Потому в профиле должности главного инженера и специалиста по охране труда, если они входят в комиссию, рекомендуем указать эту информацию.
Другой пример, когда работа предполагает некоторые особенности. Например, сотрудник отдела кадров будет вести воинский учет. Значит, необходимость обучения такого специалиста на курсах повышения квалификации стоит включить в профиль должности вместе с компетенциями.
В программе обучения сотрудников сразу указывайте все обязательные обучающие мероприятия. Поможет не только не пропустить срок, но и подогнать бюджет.
Индивидуальный профиль должности
Индивидуальный профиль, в свою очередь, представляет собой набор программ обучения на основании персонализированного перечня знаний и навыков, дополненных функциями, специфичными для каждого сотрудника. Это функции, которые сотрудники выполняют на основании распоряжений по подразделению. Например, если сотрудник назначен ответственным за пожарную безопасность, то он должен быть обучен по данной программе. Для других сотрудников в этой же должности данная программа не требуется.
Еще один пример — руководитель аэродромной службы выбирает 8 человек, работающих в должности «Аэродромный рабочий» и распоряжением добавляет им функцию по стропальным работам. В этом случае у таких сотрудников появляется индивидуальный профиль должности, включающий программу обучения «Стропальщик».
Данную работу проводите с привлечением юристов компании и экспертов от каждого подразделения. Для расчета времени, которое понадобится для реализации этого этапа разберем пример: чтобы составить профили по всем должностям в 50 структурных подразделениях, компании в среднем нужно около двух месяцев.
Этап 2. Анализ программ обучения и анализ рисков
На втором этапе разработки создается матрица рисков, каждой учебной программе присваивается свой уровень риска. В основе матрицы возможность наступления негативных событий при проверке госоргана, либо при несчастном случае.
Например, если проигнорировать требование об обучении сотрудников правилам охраны труда, инспектор ГИТ оштрафуют компанию на сумму от 110 000 до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).
Но если из-за непроведения обучения с сотрудником произойдет несчастный случай, то работодателю придется расследовать несчастный случай, возможно выплачивать многомиллионную компенсацию морального вреда пострадавшему сотруднику или его родственникам (определение 7 КСОЮ от 17.01.2024 № 88-749/2024).
Также, скорее всего, у компании повысится категория риска, значит вероятность проверок госорганами организации увеличится, даже несмотря на мораторий на проверки.
Соответственно, чем хуже для компании последствие от негативного события, тем выше уровень риска. Посмотреть уровни можете на примере ниже.
Матрица рисков формируется совместно с юристами компании. На эту работу у специалистов крупной компании в которой 50 подразделений ушла примерно неделя.
Этап 3. Сбор статистики по обучению
Параллельно с 1 и 2 этапами (разработкой профилей по должностям и составлением матрицы оценки рисков) запускается работа по сбору статистики обучения за последние 10 лет по каждому сотруднику.
Можно скорректировать срок, за который собираются данные, но он не должен быть слишком коротким, например, месяц или 6 месяцев, ведь нужно проанализировать какое обучение сотрудники проходили и как часто, в том числе и для того, чтобы обнаружить ошибки и не повторять их.
Для выполнения задачи привлекается отдел кадров. Специалисты этого подразделения в курсе кто и когда проходил обучение. Рекомендуем попросить составить для вас сводную таблицу с информацией о документах, подтверждающих обучение на каждого сотрудника — протоколах об обучении, удостоверениях, сертификатах. После эту информацию вносят в автоматизированную систему учета. На эту работу, если персонала много, уходит около 2 месяцев.
Обратите внимание, у сотрудников, которые выполняют задачу, должен быть допуск к персональным данным в части обучения. Хранить копии или сканы дипломов, удостоверений и т.д. не нужно, за такое штрафует Роскомнадзор (ч. 1 13.11 КоАП). За первое нарушение штраф от 60 000 руб. до 100 000 руб. За повторное нарушение — от 100 000 руб. до 300 000 руб.
Исключение — если работник получил документы в связи с обучением, повышением квалификации, переподготовкой по направлению работодателя, когда это требуется по закону.
Например, если в профиле должности hr-специалиста указали, что он каждые два года повышает квалификацию, то хранить удостоверения такого сотрудника нельзя. Ведь в законе нет требования о постоянном переобучении специалиста или обучения по определённым программам.
Этап 4. Создание системы учета и планирования
На последнем этапе происходит автоматизация разработанной системы учета и планирования обучения. Система автоматически корректирует планы обучения на сотрудника по каждой программе до истечения срока сертификата. Для этого есть специальная настройка, которая позволяет выставить количество дней или месяцев, за которые нужно запланировать обучение по программе. Время зависит от сложности организации обучения по ней.
Алгоритм работы системы следующий (передайте его программистам как ТЗ):
- Система анализирует профиль должности сотрудника.
- Далее по каждой программе из профиля должности она ищет исторические данные.
- Если записи об обучении есть в истории и срок обучения по программе еще не истек, то система планирует обучение по программе.
- Если записи об обучении есть в истории и срок обучения по программе уже истек, то система планирует обучение по программе на ближайшую возможную дату.
- Если записи об обучении нет в истории, то планируется обучение на ближайшую возможную дату.
Пример автоматически сформированного плана обязательного обучения сотрудника смотрите ниже.
Система также автоматически генерирует отчетность в различных разрезах, включая программы обучения, подразделения, должности и уровни рисков.
В чем помогает автоматизированная система учета и планирования обязательного обучения
Автоматизированная система учета и планирования обязательного обучения делает работу отдела обучения быстрее и эффективнее. К тому же, помогает экономить бюджет и минимизирует риски. Подробности читайте дальше.
Точное планирование обучения. Система позволяет точно планировать обучение на длительный срок, учитывая периодичность и обновление требований законодательства к квалификации.
Отсутствие просрочек в обучении. Сотрудники и руководители автоматически получают уведомления о необходимости обучения. Тем самым программа обеспечивает своевременную явку на обучение.
Рациональное управление бюджетом. Благодаря оптимальному и целенаправленному планированию лишние траты на обучение отсутствуют.
Отсутствие нарушений законодательства. Программа исключает замечания и нарушения при проверках госорганов благодаря четкой системе учета и контроля за обучением сотрудников.
Минимальные трудозатраты на формирование планов и отчетов. С помощью программы быстро формируются отчеты в любом разрезе — по подразделениям, по должностям, по программам обучения, по уровням рисков.
Централизованное хранение документов, подтверждающих обучение. Все документы хранятся в архиве в одном месте, к ним всегда есть доступ для контроля за документацией.
Автоматизация процесса обязательного обучения приносит выгоду как для руководства, так и для сотрудников, обеспечивая оптимальное использование обучающих ресурсов.
